Микола Воротиленко Едмонтон,
березень 2019
План роботи по організації концертів, фестивалів, виставок, ярмарок, різних вечорів та інших подій
Вступ
Ми в нашій громаді маємо достатню кількість чудових молодих людей, які бажають добровільно працювати у громаді. Вони мають багато чудових ідей, але їм не вистачає досвіду по організації їхніх ідей та їх реалізації. Тому підсумовуючи власний досвід та досвід інших, запитання та проблеми, які виникали в минулому і на прохання я склав цей невеликий посібник, виходячі в основному з активності, яка відбувається у громаді.
1. Організування події починається з появи ідеї по її проведенню:
– Створюється організаійний комітет з зацікавлених людей
– Мусить бути обрана одна людина (голова комітету), яка відповідальна за всю подію
Коментар. В залежності від важливості події, кількості учасників, задіяних ресурсів та інших факторів членів комітету може бути від декількох людей до 15-20 людей. Оптимальним важається 3-5 людей коли легко і швидко приймаються рішення. При організації великих подій (як Днів Спадщини) може бути організовано декілька незалежних підкомітетів по напрямках роботи. Тобто комітет по павільйону до кухні, по виступам на сцені та по мистецькому павільйону. До кожного з цих підкомітетів може належати також декілька людей. Комітет може залучати до співпраці на постійній чи одноразовій основі різних спеціалістів: істориків, дезайнерів, театральних постановщиків і т.д.
Ви мусите пам’ятати, що всі хто погодився приймати участь в організації будь якої події несуть відповідальність за все, що станеться на події, як організатори а інколи особисту. В тому числі матеріальну та юридичну і це можуть бути додаткові кошти до бюджету. Наприклад під час події пропали чиїсь речі в гардеробі, хтось отруївся їжею, дитина бігала та розбила голову, хтось спіткнувся на мокрій підлозі чи сходинах, хтось напився та влаштував скандал і т.д.
Після сформування комітету та наявності відповідального починається праця по організації самої події:
2. Потрібно підготовити та сформувати :
– Тему події
– Назву події
– З’ясувати на кого розрахована подія. Можлива кількість людей які прийдуть на подію.
– Які цілі ставляться від проведення події: фінансові (заробляння грошей), освітньо-просвітницькі, політичні, св’яткування, культурно-мистецькі, вшанування полеглих та загинувших
3. Визначається Час проведення події. Тобто КОЛИ.
Коментар. Потрібно враховувати, що відбувається у громаді, місті, державі та час року, погода, робочі чи вихідні дні, довгі вихідні дні чи короткі, необхідно подивитись церковний календар. О котрій годині проводиться подія. Це дослідження може зробити один з членів комітету.
4. Де планується проведення події.
Коментар. Визначається На яку кількість людей розрахована подія і яке приміщення чи територія потрібні. Це буде на вулиці чи у приміщенні. Хто підготовлює приміщення до події. Потрібно враховувати час року, погоду, парковання автомобілів платне/безкоштовне, чи можливий інший транспорт. Чи потрібні люди які будуть регулювати рух автомобілів. Чи потрібні якісь знаки на дорозі. Це дослідження може зробити один з членів комітету.
5. Бюджет події. Це найважливіша частина при плануванні події.
5.1 рент приміщення та інших речей.
– Чи потрібний контракт, хто його підписує та які його умови?_______________________________________________________
– Хто приготовляє приміщення для події, власник приміщеня чи організатори події? Якщо власник то чи це входить в ціну ренти?_______________________________________________________
– Скільки людей потрібно для приготування приміщення до події? _______________________________________________________________
– Які витрати по оформленню приміщення на декорації та інші цілі?_________________________________________________________
– Хто прибирає приміщення після події!!!? Це мусять бути члени комітету чи потрібно найняти людей?_____________________________________
– Інші речі до рентування__
Прожектор. Скільки коштує рент_______________________________________
МІкрофони. Які і скільки потрібно______________________________________ Скільки коштує рент мікрофонів________________________________________
Звукова апаратура. Яка______________________Скільки коштує_____________
Компютер. Хто відповідає?_______________________________________________
Які спеціальні підєднання потрібні для акустики та компютера_______________
ВІдповідальний за роботу всієї акусичної та кіно/фото системи______________
– Інші речі до рентування___________________________________________
– Інші речі до рентування__________________________________________
Загальна Вартість ренту кіно/фото_________________________________________
5.2 Рекламування події.
підготовлюється реклама (або летючка), (або афіша). На афіші мусить бути:
– тема або назва події_____________________________________________________
– де проводиться __________________________________________________________
– о котрій годині відбудеться_______________________________________________
– кошт квитків______________або добровільні пожертви_____або безкоштовно_____
– хто організовує подію (організація, церква)_______________________________
– ім’я, номер телефону, з ким можливо звязатись ____________________________
– Хто узгоджує обяву, робить дезайн, принтує, розвозить по різних місцях рекламки? _____________________________________________________
– Чи потрібно давати рекламу на радіо, телебаченні, газетах та інших ЗМІ? __________________________________________________________
– Хто підготовує пресреліз для ЗМІ?_________________________________
– Кошт Реклами?_________________________________________________
Це одна з найголовніших частин в організаії події. Це може бути обовязком одного з членів комітету.
5.3 Страхівка для організаторів події та під час проведення події.
– Хто відповідальний?_____________________________________________
– Де взяти?______________________________________________________
– Скільки коштує?________________________________________________
5.4 Запрошенні промовці, делегації, танцювальні та інші колективи.
-Кількісь запрошених?_________________________________________
-Чи потрібні їм квитки на літак чи ні?__________кошт_________________
-Їхнє проживання в готелі чи приватно? кошт?________________________________________________________
-Хто і де їх зустрічає?_____________________________________________
-Хто відвозить в аеропорт?________________________________________
-Чи потрібні будуть якісь додаткові транспортні засоби?_______________
-Чи харчування гостей планується?_________________________________
-Який кошт харчування?__________________________________________
-Чи планується зустріч з громадою?________________________________
-Якщо так то де і коли та який кошт?_______________________________
-Чи потрібний гонораріум для них?_________________________________
-Медичні та інші страхівки для гостей? На Скільки днів, де та який кошт?__________________________________________________________
-Що покривається страхівкою?____________________________________
Запрошення членів уряду, парламенту, представників інших національностей та інших офіційних осіб
– якщо планується запрошення високопосадовців то запрошення мусить бути вислано заздалегіть, мінімум за 3 місяці до одного року.
– В запрошенні мусить бути названа нагода з якої відбувається запрошення. Якщо це іноземець то бажано запропонувати їм необхідні історичні чи інші матеріали по темі події.
– Під час події мусить бути виділені люди які будуть їх зустрічати та проводити до місця сидіння. Для цього для них мусять бути зарезервовані місця. Іноді при організації подій запрошені високопосадовці можуть мати систему охорони чи спеціальний протокол їхнього представлення. Для цього потрібно заздалегіть з’ясувати з помічниками запрошеної люди, що і як потрібно робити.
– Організатори події мусять передбачити та запланувати виступ запрошених гостей і поставти це у програму проведення події.
– Для гостей які не володіють українською мовою бажано мати разом з ними двомовну людину яка буде прекладати гостям, про що говориться та що відбувається під час події.
– Якщо головна промова в українській мові то бажано мати її англійський переклад і дати його запрошеним гостям
– Особлива увага мусить бути приділена коли присутні перші керівники країни. Інколи згідно протоколу вони не мають права їсти їжу та пити воду яка не проконтрольована персоналом охорони чи спеціальної служби. Це потрібно з’ясувати заздалегіть.
-Загальний кошт________________________________________________
5.4.а Особливу увагу необхідно уділити якщо запрошується на подію/забаву музичний коллектив, оркестр, ведучий, ді-джей, і т.д.
-кошт оркестри/ансамбля/ді-джея__________________________________________
-скільки місця вони потребують на сцені чи на підлозі_________________________
-скільки потребують електроенергії__________________________________________
– чи оркестр/ансамбль додається до витрат на їжу_____додатковий кошт______________
Загальний кошт оркестра/ансамбля/ді-джея_______________________________________
5.5 Приготування або замовлення їжі.
-В першу чергу мусить бути зясовано який бюджет планується лише на приготування страв . Тобто кошт на одну людину?____________________
-На Яку кількість людей замовляти страви?__________________________
-Чи страви замовляються для волонтерів які приймають участь в підготовці події? Якщо так то на яку кількість? Кошт___________________
-Чи страви замовляються для оркестру та артистів які приймають участь у виступах? Кошт__________________________________________________
-Який посуд планується використовувати? Одноразовий чи стандартний?
Кошт ______________________________________________
-Якщо стандартний то хто буде його мити, збирати та ставити на місце? Кошт__________________________________________________________
-Яким чином буде подаватись їжа?_________________________________
– Якщо буде подаватись до кожного столу то скільки потрібно людей? Кошт__________________________________________________________
-Якщо по принципу буфета то скільки людей _____________________________
кошт__________________ __________________________________________
– Якщо посуд одноразовий то яка кількість виделок___________________ложок________________ножів__________
-кошт одноразового посуду_______________________________________
-приготування чаю та кави. Хто робить?_________________________________
Кошт________________________
-келихи для чаю_______________келихи для кави____________________
-молоко________________________інші речі до кави_________________
-загальний кошт одноразового посуду______________________________
-Солодощі. Які і який кошт?_______________________________________
Коментар. Якщо страви готуються волонтерами то хоча б одна людина мусить мати дозвіл на сервіс їжі чи її контроль (я не знаю як це називається). Для цього ця людина мусить пройти курси (декілька годин).
5.6 Продаж чи сервіс алкоголю. В Канаді цей сервіс дуже суворо регламентується. Для продажу чи навіть просто безкоштоного сервісу горілки організатори події мусять отримати дозвіл (license) і він мусить бути доступним і на видному місці на випадок інспекції. Більшість мість де продається горілка можуть дати license і це коштує від 25 дол. чи вище в залежності від умов сервісу горілки. Дозволяється замовити дозвіл по інтернету. Кошт__________________________
Але має значення це приватна подія чи для загальної публіки. Ми тут говоримо про організацію події для громади.
зясовується скільки потрібно:
-пиво_______________________________________________________
-вино_______________________________________________________
-горілка_____________________________________________________
-інші міцні напої______________________________________________
-соки______________________________________________________
-різні солодкі напої__________________________________________
-різні солодкі напої__________________________________________
-загальний кошт алкоголю____________________________________
посуд для алкоголю, як правило пластиковий
– келихи для вина. Кошт______________________________________
—келихи для коктейлів. Кошт___________________________________
– келихи для пива. Кошт_______________________________________
-келихи для води. Кошт_______________________________________
– Ціну на продаж алкоголю організатори встановлюють на свій розсуд. Пиво______________Вино___________Горілка_____________
Коментар.
а. Потрібно мати на увазі, що одна людина може використати декілька келихів.
б. Забороняється продавати алкоголь людям до 18 років і організатори несуть за це юридичну відповідальність. Працівники бару мають право запитати посвідчення у людини якщо існують сумніви щодо її віку. Якщо проводиться велика подія де присутні і діти то зона, де продається алкоголь мусить бути огорожена без доступу для дітей, або всі діти мусять бути в окремому приміщенні та під наглядом. Це додаткові витрати до бюджету події. Кошт___________
в. Потрібно мати людину, яка відповідає за купівлю та сервіс алкоголю
г. Забороняється продавати алкогольні напої в закритих пляшках вино, пиво, горілку. Тобто перед тим як подати алкоголь людині бармен мусить його відкрити
д. всі міцні напої в Канаді продаються по мірках (одна унція-one shot) Забороняється наливати міцні напої більш ніж дві унції-two shots за один раз одній людині
ж. Забороняється приносити горілчані вироби з собою на подію не залежно від того вони куплені чи виготовені власником вдома. При виявлені людей які принесли алкоголь з собою організатори події мають право і зобовязані викликати поліцію та видалити їх з події. В противному випадку якщо хтось з присутніх потелефонує у поліцію, то організатори будуть вже самі нести відповідальність по закону.
з. Забороняється наливати алкоголь людям які вже знаходяться в стані алкогольного чи іншого опяніння. Організатори несуть за це юридичну відповідальність і за наслідки які можуть статись з пяною людиною.
к. Як правило під час події організується продаж окремих квитків для алкоголю і окремо від бару і бармен видає людині алкоголь лише на основі купленого нею квитка
5.7 Виготовлення та розповсюдження квитків
-кількість_______________________________________________________
-кошт виготовлення квитків_______________________________________
Коментар
а. Вони можуть бути стандартними та простими, або виготовленими спеціально під ювілейні чи важливі події. Від цього залежить кошт виготовлення квитків.
б. На квитках мусить бути основне: ЩО, ДЕ, КОЛИ, ЦІНА все інше на розсуд організаторів події.
в. Продаж квитків на подію являється одним з найважливіших елементів у проведенні події. Тому потрібно мати декілька людей, які будуть продавати квитки
г. Дуже важливо мати одну людину, яка тримає всю інформацію про продаж квитків. Найбільш раціонально продавати квитки по столах з прізвищами гостей. Лише таким чином можливо повністю заповнити приміщення.
д. Під час події на вході до приміщення мусить бути стіл де сидять 2-3 людини які перевіряють квитки або продають квитки. При проведенні великої події вони мусять мати як мінімум 200-300 дол. Дрібними грошима для розміну великих грошей гостей.
Мінімум: $1 – 50, $2 – 50, $5 – 10, $10 – 10,
з. Після закінчення події мінімум 2-3 людини мусять перерахувати гроші, які були отримані під час події, та скласти звіт у вільній формі та підписати його. Після цього всі гроші мусять бути передані скарбнику організації. Скарбник збирає всю інформацію про витрати на подію та отриманий прибуток і робить кінцевий фінансовий звіт. Всі звіти розглядаються на наступних місячних зборах і здаються в архів.
5.8 Складання та друкування програми події
-яка кількість програмок_________________________________________
-хто відповідає за замовлення____________________________________
-кошт дизайну (якщо потрібно)___________________________________
-кошт друку програмок__________________________________________
– на яких мовах друкуються програмки_________________________________
– хто підготовлює та складає програмки________________________________
Коментар
а. У програмці мосить бути весь порядок проведення події де подається порядок виступів учасників події. Програмки можуть бути красивими ювілейними чи звичайними в залежності від бюджету події.
б. Якщо це офіційна чи національно-політична подія то мусить бути заплановано виконання канадійського та українського славнів
в. Потрібно підібрати 1-2 людини які будуть вести програму та обявляти тих хто запрошується на сцену чи до виступів. Але ці люди мусять памятати, що їхня головна робота це слідування та проведення програми події. Вони не мусять дублювати та виступати як головні промовці на події. Їхнє завдання коротко 1-2 хвилини обявити чому проводиться подія, хто на ній присутній від громади, уряду, гості, представники інших організацій та церкви. Якщо присутні представники уряду то їхні виступи мусять бути з самого початку, так як правило вони довго не затримуються. Якщо присутні представники різних урядових рівнів то вони виступають відповідно свого рівня: федерального, провінційного, міського. Ведучі програми мусять мати здібність реагувати на якісь не очікувані зміни чи обставини які затримують програму, щоб заповнити час очікування. Тобто бажано щоб вони про всяк випадок мали якісь цікаві інформаційні матеріали під рукою.
г. Традиціно якщо запланова вечеря то перед тим присутні священники проводять молитву. Якщо присутні представники різних релігійних конфесій то вони як правило самі між собою вирішують хто що робить та говорить.
д. Програма події мусить бути так складена щоб дати можливість наступним учасникам підготуватись до виходу на сцену. Мова йде в першу чергу про хори, танцювальні та музикальні колективи.
е. Як правило голова організаії чи голова організаційного комітету своїм коротким виступом завершує програму та дякує всім учасникам за присутність і т.д.
з. Дуже важливим являється заздалегіть перевірити стан мікрофонів та звукової системи і мати людину яка буде виставляти, прибирати, вмикати чи вимикати мікрофони та знати, що де знаходиться. Ця людина також може відкривати чи закривати сцену.
6. Загальні організаційні дії членів комітету по організації подій.
Вся праця членів організаційого комітету, під час події, мусить бути розподілена між ними з точними зобовязаннями: ХТО, ДЕ, КОЛИ І ЩО РОБИТЬ. Скільки потрібно людей?____________________________
а. Потрібно запланувати 1-2 людини, які будуть зустрічати людей та гостей на вході та запрошувати їх до приміщення. Форма одягу та їхні дії це вже фантазія організаторів події. Потрібно відмітити декіька столів з позначкою «Зарезервовано»
Б. Потрібно запланувати чи вивчити можливість та наявність приміщення для зберігання одягу гостей особливо в холодні пори року. Для цього потрібно мати 1-2 людину в гардеробі.
-Кошт______________________________________________________________
В. Продумати як оформити, декорувати сцену, приміщення події та все інше. Це залежить від теми події та бюджету.
-Кошт_______________________________________________________________
Г. Якщо згідно контракту заплановано прибирання приміщення після події то для цього потрібно заздалегіть призначити людей, або найняти.
-Кошт_______________________________________________________________
– При проведенні події потрібно запланувати дії членів організайного комітету на випадок не передбачених ситуацій повязаних з діями швидкої допомоги, поліції, пожежників. Перед приміщенням необхідно зарезервувати 1-2 паркованих місць для автомобілів швидкої допомоги. Перед початком подій ведучі мусять зказати де знаходяться аарійні виходи.
– При проведенні та організації подій коли приходить багато не знайомих людей бажано мати 1-2 людини які будуть працювати як охорона.
Окремо про планування різних виставок.
Для підготування різних виставок необхідно мати хоча б одну людину, яка має досвід підготовки виставки, або залучається професійна людина_____________
Кошт___________________________________________________________________
-Звідки беруться речі для виставки_________________________________________
– приватні речі ____________________________________________________________
-від музеїв________________________________________________________________
-хто відповідальний_______________________________________________________
– де зберігати речі перед виставкою_________________________________________
-чи потрібна страхівка на речі які виставляються на виставці____________________
кошт____________________________________________________________________
-чи потрібна охорона виставки вдень та вночі_________________________________
кошт_____________________________________________________________________
-чи дозволяється організаторами та власниками речей фотографування виставки_________________________________________________________________
-чи запрошуються ЗМІ на виставку__________________________________________
-хто відповідає за спілкування з ЗМІ_________________________________________
-хто сладає весь перелік речей на виставці____________________________________
-всі речі на виставці мусять мати інформацію : назва, рік виготовлення, регіон, автор, хто являється власником (музей чи приватна особа)____________________________
коментар:
Як правило речі які виставляються на виставках мають велику історичну, родинну, а інколи і вартісну цінність. Тому це велика відповідальність організаторів виставки по збереженню (упакуванню), траспортуванню, оформленню, зберіганню до виставки, під час виставки, та після виставки цих речей. Також людина яка відбирає речі на виставку в музеїв або у приватних осіб мусить скласти список всіх речей які бере від людини, бажано зробити фото в якому стані береться річ на виставку, а також ставиться приблизна вартість речі яка береться на виставку. Складається список речей (протокол) який підписується організатором виставки та власником речей.
7. Звіт
Після завершення кожної події організаційний комітет та голова комітету роблять звіт
7.1 Звіт про подію в цілому
– як пройшла подія_____________________________________________________
– чи мала вона успіх____________________________________________________
– які зауваги до організації події_________________________________________
– що потрібно врахувати в майбутньому__________________________________
– в письмовій чи усній формі висловлюється подяка всім членам організаційного комітету, всім учасникам подій, запрошеним гостям, представникам державних органів та іншим. Подяка може бути загальна чи поіменна. Але мусите пам’ятати, що якщо ви забули когось пригадати і не назвали ім’я то це вам будуть пам’ятати все життя. Тому дякуйте всіх поіменно, або всіх взагальному.
7.2 Кінцевий Фінансовий звіт. Це найголовніший звіт. Готується повний звіт витрат та прибутку.
– хто готує звіт_______________________________________________________________
– чи заплановий бюджет був виконаний_______________________________________
– які витрати збільшились___________________________________________________
– які витрати зменшились___________________________________________________
– що потрібно врахувати в майбутньому______________________________________
– всі гроші та чеки передаються скарбнику по акту передачі, який підписують ті хто продавав квитки (чи ті хто перераховували гроші від події) і передают та той хто приймає гроші__________________________________________________
8. Заключення
Шановні організатори всіх майбутніх великих та малих подій. Ви мусите памятати декілька речей:
8.1 В бюдь якому суспільстві і в бюдь якій країні лише малий відсоток (3%-10%) людей являються активними у житті. А людей які вміють щось організувати та бажають це робити безкоштовно взагалі одиниці. Але на цих людях тримається світ і ці люди рухають світ. Вітаю вас що ви належите до цього невеликого відсотку людей.
8.2 Як би ви не планували свою роботу ви завжди можете щось не врахувати, не передбачити і ви маєте право щось не врахувати, або забути, або не знати. Не потрібно до цього відноситись дуже критично та трагічно.
8.3 Ви мусите памятати, що завжди хтось буде вами не задоволений, буде критикувати, звинувачувати, заздрити, і т.д. Але не потрібно на це також дуже боляче реагувати. Хоч будь які позитивні зауваги чи поради потрібно враховувати. Ваша відповідь будь якому критику одна: «Знаєш чи вмієш краще йди і зроби. Витрати на це сотні годин свого вільного часу і покажи як потрібно». Як правило вони замовкають.
8.4 Звертуюсь до організаторів майбутніх подій. Ми можемо мати багато чудових ідей, але перш ніж оголосити свою пропонову чи ідею спочатку прочитайте цей НЕПОВНИЙ ТА КОРОТКИЙ посібник. Якщо ви маєте відповіді на всі питання з цього посібника, маєте людей які готові з вами працювати, або знаєте як і хто може вам допомогти то ВПЕРЕД
9. На закінчення звернення до тих хто приходить на різноманітні події якщо хтось це прочитає.
Ви мусите памятати, що люди які організовують для вас та ваших дітей різні вечори, забави, концерти, Маланки та вчать ваших дітей це все добровольці, які працюють безкоштовно. При цьому вони витрачають на це сотні годин свого вільного часу і не являються професіоналами. Ви мусите відноситись до них з повагою. Вони мають право на помилку і ви мусите відноситись до цього з розумінням і толерантно. Найкраще якщо ви підтримаєте їх та долучитесь до співпраці у будь якій якості.
Додаткові та непередбаченні питання:
_________________________________________________________________________________
До нових Зустрічей! Це лише короткий посібник основних кроків по організації подій. Але кожна подія має свої особливості, які потрібно враховувати. Якщо хтось має якісь зауваги та допонення прошу напишіть. З вашою допомогою ми будемо мати простий посібник для кожного хто бажає долучитись до добровільної праці. Цей посібник можливо використовувати і для проведення подій повязаних з бізнесовою діяльністю.
Підготував
Микола Воротиленко
Голова відділу УНО в місті Едмонтон
Березень 2019
Українська 
English (Canada)